Описание
бизнес-процессов

Помогаю команде структурировать рабочие процессы, договориться о том, какой результат на каждом шагу должен получаться, какой вклад каждого и кто за что отвечает.

Команда с моей поддержкой опишет процессы, зафиксирует их с помощью онлайн-платформы, найдет сбои и спроектирует необходимые изменения.

Гордей Михейкин
Организационный консультант и фасилитатор стратсессий

Обсудить задачу

Когда полезно описать бизнес-процессы:

1

У руководителя нет сил постоянно тушить пожары

Решая точечно проблемы, руководитель вынужден возвращаться к ним раз за разом. Не хватает времени на стратегические задачи.
2

Работа зависит от отдельных сотрудников

Важные знания остаются в головах людей. При передаче обязанностей, отпуске или смене сотрудника приходится заново выяснять, как все устроено.
3

Сотрудники понимают работу по-разному

Каждый знает свой участок, но общей картины нет. Сотрудники расходятся в последовательности действий и ожиданиях от результата.
4

Ответственность между людьми размыта

Задача проходит через несколько отделов. Кто отвечает за отдельные шаги и итоговый результат, остается неясным.

Как проходит работа

Уточняем задачу

Обсуждаем, где возникают сложности и для чего нужно описание. Выбираем процесс, определяем участников рабочей группы, включая руководителя бизнес-процесса, который будет фиксировать информацию на online платформе.
Результат: согласованы задача, процесс и состав участников.

Описываем текущий порядок работы

Команда обсуждает, как процесс выполняется на практике. Уточняем цель, внутренних и внешних клиентов, ожидаемый результат, последовательность шагов и ответственность.
Результат: подготовлено первоначальное описание, отмечены вопросы для уточнения.

Дополняем описание между встречами

Команда самостоятельно собирает недостающую информацию, уточняет детали с участниками процесса и дополняет описание. Платформа помогает последовательно пройти необходимые вопросы и сохранить результаты.
Результат: материал подготовлен к разбору с консультантом.

Согласовываем ближайшие изменения

На встречах разбираем подготовленный материал, уточняем спорные вопросы и проверяем, одинаково ли участники понимают порядок работы и ответственность. Определяем ближайшие изменения и сохраняем актуальную версию описания.
Результат: уточнено описание процесса, зафиксированы договоренности и следующие действия.

Онлайн-платформа для описания бизнес-процессов

Структурирование процессов #1

Описание паспорта процесса #2

Описание последовательности шагов процесса #3

Содержание шагов #4

Обсуждение необходимых изменений #5

Я разработал онлан-платформу, которая помогает последовательно собирать информацию о процессах, сохранять результаты и готовить их к командному обсуждению.

Что получает заказчик и команда

У команды появляется общая основа для координации работы, передачи задач и делегирования. Описание помогает обсуждать сбои предметно и планировать изменения с учетом того, как процесс устроен сейчас. Результаты сохраняются в платформе. Описание можно уточнять, сохранять в новых версиях и выгружать в PDF для обсуждения, печати и пересылки

Согласованное описание бизнес-процесса, в котором зафиксированы:

единая цель процесса, его клиент и потребность клиента
последовательность существенных шагов
результат каждого шага и подтверждение его выполнения
исполнители и ответственные
ближайшие согласованные изменения

Помогаю описать бизнес-процессы, прояснить ответственность и согласовать изменения.

В описании процессов важно услышать участников разных этапов и сопоставить их представления. Один сотрудник считает задачу завершенной, а другому ещё не хватает информации, чтобы продолжить работу. Такие различия становятся видимыми в совместном обсуждении.